Schlüsselübergabeprotokoll für Firmenschlüssel 2024 – kostenloser Download

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Die Schlüsselübergabe in einem Unternehmen ist ein wesentlicher Prozess, der sowohl bei der Einstellung neuer Mitarbeiter als auch bei deren Ausscheiden sorgfältig durchgeführt werden muss. Sie gewährleistet die Sicherheit des Unternehmens und stellt sicher, dass der Zugang zu sensiblen Bereichen kontrolliert und dokumentiert wird.

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Schlüsselübergabeprotokoll: Kein Schlüssel ohne Protokoll

Schlüsselübergabe bei Einstellung oder Ausscheiden neuer Mitarbeiter

Der Verlust eines Schlüssels kann eine teure Angelegenheit werden.
Oftmals müssen ganze Schliessanlagen ausgetauscht werden, was leicht mehrere tausend Euro kosten kann.

Mit einer Schlüsselquittung wird genau dokumentiert, wann wer von wem welche Schlüssel erhalten hat.
Das beugt Missverständnisse und Unklarheiten vor.
Mit einem  Schlüsselübergabeprotokoll kann eine Schlüsselübergabe rechtssicher dokumentiert werden.

Alle übergeben Schlüssel klar benennen

Idealerweise hat der übergebene Schlüssel eine Nummer die im Protokoll erfasst werden kann.

Alternativ sollte der Verwendungszweck des Schlüssels möglichst gut aufgeführt werden.

zum Beispiel so:

Welche Angaben gehören in ein Schlüsselübergabeprotokoll

• wer hat den Schlüssel ausgehändigt
• wer hat den Schlüssel entgegen genommen
• welche Schlüssel wurden ausgehändigt ( z.B. Generalschlüssel, Bürotüre Zi. 201, Gebäüde A, 1.OG, Autoschlüssel BMW, HN-AS 2062)
• Schlüsselnummer
• Zeitpunkt der Schlüsselübergabe
• Unterschriften

Auf die Kosten beim Verlust des Schlüssels hinweisen.

Was Sie bei der Schlüsselübergabe von Firmenschlüsseln beachten sollten

Die Verwaltung von Firmenschlüsseln ist eine wesentliche Aufgabe für Unternehmen, um die Sicherheit und den reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Die ordnungsgemäße Übergabe und Rückgabe der Schlüssel trägt dazu bei, das Risiko von Sicherheitsvorfällen zu minimieren und die Verantwortung klar zu definieren.

Schlüsselübergabe beim Eintritt eines Mitarbeiters

Informationsgespräch

Führen Sie ein Gespräch mit dem neuen Mitarbeiter, um die Bedeutung der Schlüssel und die damit verbundenen Sicherheitsvorschriften zu erläutern.
Informieren Sie den Mitarbeiter über seine Verantwortlichkeiten im Umgang mit den Schlüsseln.

Dokumentation der Schlüsselübergabe

Lassen Sie den Mitarbeiter das Schlüsselprotokoll unterschreiben, um den Erhalt der Schlüssel zu bestätigen.
Bewahren Sie eine Kopie des unterzeichneten Protokolls in den Personalakten auf.

Sicherheitsunterweisung

Weisen Sie den Mitarbeiter darauf hin, dass die Schlüssel nicht an unbefugte Personen weitergegeben werden dürfen.
Besprechen Sie die Verfahren zur Meldung eines Schlüsselverlusts und die damit verbundenen Konsequenzen.

Schlüsselverwaltung während der Beschäftigung

Regelmäßige Überprüfung

Führen Sie regelmäßige Überprüfungen der Schlüssellisten durch, um sicherzustellen, dass alle ausgegebenen Schlüssel korrekt verwaltet werden.
Aktualisieren Sie die Schlüsselprotokolle bei Änderungen, wie z.B. der Ausgabe zusätzlicher Schlüssel oder der Rückgabe einzelner Schlüssel.

Schulung und Sensibilisierung

Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig in Bezug auf Sicherheitsrichtlinien und den korrekten Umgang mit Firmenschlüsseln.
Sensibilisieren Sie die Mitarbeiter für die Wichtigkeit der Schlüsselverwaltung und die potenziellen Risiken bei Missbrauch oder Verlust.

Schlüsselrückgabe beim Austritt eines Mitarbeiters

Rückgabeprozess

Fordern Sie den Mitarbeiter auf, alle ausgegebenen Schlüssel am letzten Arbeitstag zurückzugeben.
Überprüfen Sie die zurückgegebenen Schlüssel anhand des Schlüsselprotokolls, um sicherzustellen, dass keine Schlüssel fehlen.

Dokumentation der Schlüsselrückgabe

Lassen Sie den Mitarbeiter die Rückgabe der Schlüssel im Schlüsselprotokoll bestätigen.
Dokumentieren Sie eventuelle fehlende Schlüssel und vermerken Sie dies im Protokoll.

Sicherheitsmaßnahmen bei Schlüsselverlust

Ergreifen Sie sofortige Maßnahmen, um die Sicherheit des Unternehmens zu gewährleisten, wenn Schlüssel nicht zurückgegeben werden.
Dies kann den Austausch von Schlössern oder die Deaktivierung elektronischer Zugangssysteme umfassen.

Nachbereitung und Archivierung

Aktualisierung der Schlüsselprotokolle

Aktualisieren Sie die Schlüsselprotokolle nach jeder Übergabe und Rückgabe, um einen aktuellen Überblick über den Schlüsselbestand zu behalten.

Archivierung

Bewahren Sie alle Schlüsselprotokolle und zugehörigen Dokumente sicher auf, um bei Bedarf auf sie zugreifen zu können.

Audits und Kontrollen

Führen Sie regelmäßige Audits der Schlüsselverwaltung durch, um sicherzustellen, dass die Richtlinien eingehalten werden und keine Sicherheitslücken bestehen.

Arbeitnehmer haften bei Verlust der Firmenschlüssel nur in seltenen Fällen

Wenn die komplette Schließanlage ausgetauscht werden muß, kann sich der Schaden schnell auf ein paar tausend Euro belaufen.
Man ist dem Arbeitgeber aber nur in bestimmten Fällen schadensersatzpflichtig.

Video: Über die Haftung bei Schlüsselverlust im Beispiel Kita

Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts

Der Arbeitnehmer haftet je nach Verschuldungsgrad für einen betrieblich abhanden Firmenschlüssel

• bei leichter Fahrlässigkeit haftet einen Arbeitnehmer nicht für den Verlust eines betrieblich abhanden Firmenschlüssel
• bei mittlerer Fahrlässigkeit haftet einen Arbeitnehmer zum Teil (anteilig)für den Verlust eines betrieblich abhanden Firmenschlüssel
• bei grober Fahrlässigkeit haftet einen Arbeitnehmer voll umfänglich für den Verlust eines betrieblich abhanden Firmenschlüssel

Regelung im Arbeitsvertrag sinnvoll

Es ist sinnvoll, dass im Arbeitsvertrag geregelt wird, dass eine Betriebshaftpflicht des Arbeitgebers den Schaden ganz oder zumindest teilweise deckt. Teilweise ist diese Regelung auch in manchen Tarifverträgen verankert.

Warn- und Fürsorgepflicht des Arbeitgebers

Unterlässt der Arbeitgeber den Hinweis, dass im Falle eines Verlustes die gesamte Schließanlage ausgetauscht werden muss und welch hohe Kosten entstehen können, so hat es der Arbeitgeber schwer den Schaden vom Arbeitnehmer ersetzt zu bekommen.

Viele Gerichte vertreten auch die Ansicht, dass der Arbeitgeber im Rahmen seiner Fürsorgepflicht dafür zu sorgen hat, dass dem Arbeitnehmer durch den Verlust des Firmenschlüssels keine Nachteile entstehen können.
Etwa durch den Abschluss einer ausreichenden Betriebshaftpflichtversicherung.
Verzichtet der Arbeitgeber auf den Abschluss einer  Versicherung, die den konkreten Schlüsselverlust abgedeckt hätte, dann muss er das daraus resultierende Risiko auch selbst tragen bzw. den Arbeitnehmer trifft eine Haftung maximal bis zur Höhe einer üblichen Selbstbeteiligung.

Arbeitgeber dürfen Arbeitnehmer verpflichten eine Schlüsselversicherung abzuschließen

Wenn der Arbeitgeber den Abschluss einer privaten Haftpflichtversicherung die das Risiko „Verlust der Firmenschlüssel “ beinhaltet zur Einstellungsbedingung gemacht hat, entfällt die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers da bei einem Verlust die  Versicherung des Arbeitnehmers den Schaden übernimmt.

Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst

Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst und die dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes unterliegen haften für einen Schlüsselverlust nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz.. (§ 3 Abs. 6 und 7 TVöD)

Kommt die private Haftpflichtversicherung beim Verlust der Firmenschlüssel für den Schaden auf?

Ob die Haftpflichtversicherung bei verlorenen oder gestohlenen Firmenschlüsseln zahlt oder nicht, lässt sich nicht pauschal beantworten.
Hier kommt es auf die Versicherungsbedingungen an.
Viele  Versicherung haben jedoch die Schadensübernahme zumindest bei Firmenschlüsseln ausgeschlossen.
Hier muss dann eine gesonderte Schlüsselversicherung abgeschlossen werden die auch beruflich genutzte Schlüssel einschließt.

Protokollierung der Schlüsselübergabe

Die Übergabe von Schlüsseln sollte grundsätzlich protokolliert werden.

Das können Sie entweder im Wohnungsübergabeprotokoll oder in einem gesonderten Schlüsselprotokoll.

Wichtig ist es, dass Sie jeden einzelnen Schlüssel aufführen.
Möglichst auch die Zimmerschlüssel.
Es sollte die Art, Anzahl und die darauf enthaltene Schlüsselnummer enthalten sein.

Zusatzvereinbarung für Schließanlagen nutzen

Verfügt die Wohnanlage über eine Schliessanlage oder Systemschlösser sollten Sie unbedingt eine Zusatzvereinabrung nutzen.

Ein entsprechendes Formular können Sie hier downloaden