Schlüsselübergabeprotokoll 2023 – kostenloser Download
Für Wohnungsschlüssel, Firmenschlüssel oder für Ihre Reinigungskraft
Muster, Textvorlage als Word-Dokoment oder PDF kostenfrei downloaden
Die Schlüsselübergabeprotokolle und Zusatzvereinbarungen dürfen Sie natürlich gerne als Vorlage verwenden oder nach eigenen Bedürfnissen abändern oder anpassen
Video: 3 Tipps für die richtige Schlüsselübergabe
Schlüsselübergabeprotokoll
für Wohnungen
als PDF oder als Word Dokument
Schlüsselübergabeprotokoll
für Reinigungskräfte
als PDF oder als Word Dokument
Schlüsselübergabeprotokoll
für Firmenschlüssel
als PDF oder als Word Dokument
Zusatzvereinbarung Schlüsselübergabeprotokolle
Schließanlagen und Systemschlösser
als PDF oder als Word Dokument
Firmenschlüssel
als Word Dokument
Schlüsselübergabeprotokoll Mieter: Was Sie bei der Übergabe der Wohnungsschlüssel unbedingt beachten sollten!
Video: Schlüsselübergabe bei einer Mietwohnung
Der Vermieter übergibt mit den Schlüsseln, die Verfügungsgewalt über die Wohnung.
Mit der Übergabe der Wohnungsschlüssel, räumt der Vermieter dem Mieter die volle Verfügungsgewalt über die Wohnung ein.
Ein Schlüsselübergabeprotokoll sollte bei der Schlüsselübergabe unbedingt angefertigt werden.
Dem Mieter wird durch die Schlüsselübergabe das Besitzrecht über die Wohnung verschafft.
Zugleich trifft den Mieter die Obhutspflicht, über die Wohnung.
Der Mieter hat nun die Pflicht die Wohnung sorgsam und pfleglich zu behandeln.
Die Obhutspflicht des Mieters gilt ganz besonders, für die Wohnungsschlüssel.
Der Mieter ist verpflichtet äußerst sorgsam auf die übergeben Wohnungsschlüssel zu achten.
Wie viele Wohnungsschlüssel, Vermieter Ihrem Mieter übergeben müssen?
Mieter haben einen Anspruch darauf so viele Schlüssel vom Vermieter zu erhalten, wie Sie benötigen.
Jedes Familienmitglied hat einen Anspruch auf einen Wohnungsschlüssel.
Außerdem können Mieter zusätzliche Wohnungsschlüssel vom Vermieter z.B für eine Reinigungskraft und/oder einen Babysitter verlangen.
Das hat das Amtsgericht in Mainz (AG Mainz, Az. 80 C 96/07) entschieden.
Auch Ersatzschlüssel, die bei Freunden oder Nachbarn hinterlegt werden sollen, müssen Vermieter zur Verfügung stellen.
Außerdem können alle Familienmitglieder einen Garagenschlüssel verlangen.
Jeder ausgegebene Schlüssel sollte grundsätzlich in das Schlüsselübergabeprotokoll eingetragen werden.
So vermeidet man später Streitigkeiten.
Notschlüssel für den Vermieter
Vermieter dürfen ohne Wissen ihrer Mieter keine Zweitschlüssel besitzen um etwa im Notfall die Wohnung betreten zu können.
Mieter müssen ausdrücklich zustimmen, dass der Vermieter einen “Notschlüssel” behält.
Diese Zustimmung es Mieters hält man am besten ebenfalls im Schlüsselübergabeprotokoll fest.
Mieter müssen jedoch sicher stellen, dass die Wohnung im Notfall zu betreten ist.
Tritt in Abwesenheit der Mieter ein Schaden in der Wohnung auf, muss der Mieter Ersatz für Schäden leisten, die durch den verzögerten Zutritt zur Wohnung entstanden sind. Wenn ein Mieter für längere Zeit wegfährt, sollte er unbedingt einen Schlüssel beim Nachbarn oder einer sonstigen Person seines Vertrauens deponieren und dies dem Vermieter mitteilen.
Schlüssel im Mietvertrag
Es ist üblich die Anzahl der Schlüssel die dem Mieter ausgehändigt wird, im Mietvertrag aufzuführen.
Eine Klausel in einem Mietvertrag, der den Mieter ohne Rücksicht auf Verschulden dazu verpflichtet auf dessen Kosten einen Ersatzschlüssel anzuschaffen oder ein neues Schloss einbauen zu lassen, ist unwirksam.
Die verschuldensabhängige Haftung können Sie nicht durch eine entsprechende Klausel im Mietvertrag ausschließen.Brandenburgische Oberlandesgericht (OLG Brandenburg, Az. 7 U 165/03). und Amtsgericht Spandau, )Urteil v. 20.12.12, Az. 6C 546/12).
Der ideale Zeitpunkt für die Schlüsselübergabe
Beim Einzug des neuen Mieters
Bevor Sie den Wohnungsschlüssel aushändigen, sollte der Mietvertrag von beiden Vertragsparteien unterschrieben sein und Sie die Mietkaution erhalten haben.
Gesetzlich ist es zwar so geregelt, dass der Mieter einen gesetzlichen Anspruch darauf hat seine Mietkaution auf drei Raten zu bezahlen.
Allgemein üblich ist es jedoch, dass der Mieter die Kaution vor Schlüsselübergabe erbringt.
Beim Auszug des alten Mieters
Der Wohnungsschlüssel sollte generell mit der Wohnungsübergabe erfolgen.
Beim Auszug müssen Ihre Mieter sämtliche Schlüssel zurückgeben.
Das gilt auch für Schlüssel, die der Mieter auf eigene Kosten anfertigen hat lassen.
Der Vermieter ist nicht verpflichtet, die zusätzlich angefertigten Schlüssel zu bezahlen.
Ist der Mieter nicht bereit dazu die zusätzlichen Schlüssel zu bezahlen, muss der Mieter sie im Beisein des Vermieters oder eines Zeugen unbrauchbar machen.
Wer darf die Wohnungsschlüssel in Empfang nehmen?
Generell dürfen die Wohnungsschlüssel nur vom Vermieter oder seinem gesetzlichen Vertreter in Empfang genommen werden. Es reicht nicht aus, wenn der Mieter die Wohnungsschlüssel in den Briefkasten des Vermieters, des Hausmeisters oder des Verwalters wirft oder sie bei einem anderen Mieter abgibt
Wichtig!
Nimmt der Vermieter die Schlüssel nicht persönlich entgegen, so sollte man auf dem Schlüsselübergabeprotokoll oder dem Wohnungsübergabeprotokoll unbedingt vermerken, dass der Vertreter des Vermieters auch zur Entgegennahme des Schlüssels berechtigt ist.
“Hiermit bestätigt Herr Mustermann als gesetzlicher Vertreter von Frau Maier (Vermieterin) berechtigt zu sein, die Wohnungsschlüssel in Empfang zu nehmen!
Rechtliche Auswirkungen wenn der Mieter den Wohnungsschlüssel an Dritte übergibt oder den Wohnungsschlüssel in den Briefkasten des Vermieters wirft.
Der Mieter haftet für nicht zurückgegebene Wohnungsschlüssel.
Den Mieter trifft die Beweislast, dass er die Schlüssel ordnungsgemäß zurückgegeben hat.
Eine ordnungsgemäße Rückgabe ist erst dann erfolgt, wenn die Schlüssel einem Empfangsberechtigten ausgehändigt wurden.
Das sollte unbedingt auf dem Schlusselübergabeprotokoll vermerkt werden oder gegen Quittung erfolgen.
Arbeitnehmer haften bei Verlust der Firmenschlüssel nur in seltenen Fällen
Wenn man als Arbeitnehmer den im anvertrauten Firmenschlüssel verliert, ist das nicht nur sehr ärgerlich sondern kann auch sehr teuer werden.
Wenn man von seinem Arbeitgeber einen Firmenschlüssel erhält, ist man für diesen Schlüssel verantwortlich.
Wenn die komplette Schließanlage ausgetauscht werden muß, kann sich der Schaden schnell auf ein paar tausend Euro belaufen.
Man ist dem Arbeitgeber aber nur in bestimmten Fällen schadensersatzpflichtig.
Video: Über die Haftung bei Schlüsselverlust im Beispiel Kita
Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts
Der Arbeitnehmer haftet je nach Verschuldungsgrad für einen betrieblich abhanden Firmenschlüssel
- bei leichter Fahrlässigkeit haftet einen Arbeitnehmer nicht für den Verlust eines betrieblich abhanden Firmenschlüssel
- bei mittlerer Fahrlässigkeit haftet einen Arbeitnehmer zum Teil (anteilig)für den Verlust eines betrieblich abhanden Firmenschlüssel
- bei grober Fahrlässigkeit haftet einen Arbeitnehmer voll umfänglich für den Verlust eines betrieblich abhanden Firmenschlüssel
Der Arbeitgeber muß bei einer Schadensersatzforderung beweisen, dass der Arbeitnehmer Fahrlässig gehandelt hat.
Regelung im Arbeitsvertrag sinnvoll
Es ist sinnvoll, dass im Arbeitsvertrag geregelt wird, dass eine Betriebshaftpflicht des Arbeitgebers den Schaden ganz oder zumindest teilweise deckt. Teilweise ist diese Regelung auch in manchen Tarifverträgen verankert.
Warn- und Fürsorgepflicht des Arbeitgebers
Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer auf das Haftungsrisiko hinweisen und sollten sich dies vom Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lassen.
Unterlässt der Arbeitgeber den Hinweis, dass im Falle eines Verlustes die gesamte Schließanlage ausgetauscht werden muss und welch hohe Kosten entstehen können, so hat es der Arbeitgeber schwer den Schaden vom Arbeitnehmer ersetzt zu bekommen.
Viele Gerichte vertreten auch die Ansicht, dass der Arbeitgeber im Rahmen seiner Fürsorgepflicht dafür zu sorgen hat, dass dem Arbeitnehmer durch den Verlust des Firmenschlüssels keine Nachteile entstehen können.
Etwa durch den Abschluss einer ausreichenden Betriebshaftpflichtversicherung.
Verzichtet der Arbeitgeber auf den Abschluss einer Versicherung, die den konkreten Schlüsselverlust abgedeckt hätte, dann muss er das daraus resultierende Risiko auch selbst tragen bzw. den Arbeitnehmer trifft eine Haftung maximal bis zur Höhe einer üblichen Selbstbeteiligung.
Arbeitgeber dürfen Arbeitnehmer verpflichten eine Schlüsselversicherung abzuschließen
Wenn der Arbeitgeber den Abschluss einer privaten Haftpflichtversicherung die das Risiko „Verlust der Firmenschlüssel “ beinhaltet zur Einstellungsbedingung gemacht hat, entfällt die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers da bei einem Verlust die Versicherung des Arbeitnehmers den Schaden übernimmt.
Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst
Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst und die dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes unterliegen haften für einen Schlüsselverlust nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz.. (§ 3 Abs. 6 und 7 TVöD)
Kommt die private Haftpflichtversicherung beim Verlust der Firmenschlüssel für den Schaden auf?
Ob die Haftpflichtversicherung bei verlorenen oder gestohlenen Firmenschlüsseln zahlt oder nicht, lässt sich nicht pauschal beantworten.
Hier kommt es auf die Versicherungsbedingungen an.
Viele Versicherung haben jedoch die Schadensübernahme zumindest bei Firmenschlüsseln ausgeschlossen.
Hier muss dann eine gesonderte Schlüsselversicherung abgeschlossen werden die auch beruflich genutzte Schlüssel einschließt.
Protokollierung der Schlüsselübergabe
Die Übergabe von Schlüsseln sollte grundsätzlich protokolliert werden.
Das können Sie entweder im Wohnungsübergabeprotokoll oder in einem gesonderten Schlüsselprotokoll.
Wichtig ist es, dass Sie jeden einzelnen Schlüssel aufführen.
Möglichst auch die Zimmerschlüssel.
Es sollte die Art, Anzahl und die darauf enthaltene Schlüsselnummer enthalten sein.
Zusatzvereinbarung für Schließanlagen nutzen
Verfügt die Wohnanlage über eine Schliessanlage oder Systemschlösser sollten Sie unbedingt eine Zusatzvereinabrung nutzen.
Ein entsprechendes Formular können Sie hier downloaden
Was Sie tun sollten, wenn ein Wohnungsschlüssel verloren wurde.
Der Verlust eines Wohnungsschlüssels bedeutet zugleich, dass das Eigentum des Vermieters geschädigt wurde.
Gehört der Wohnungsschlüssel zu einer Schließanlage, wird durch den Verlust des Schlüssels auch die Sachgesamtheit der Schließanlage für das Gesamtgebäude verletzt.
Bei Schließanlagen oder Systemschlössern empfehlen wir eine Zusatzvereinbarung.
Ein entsprechendes Formular können Sie hier downloaden
Schlüsselübergabe: Kein Schlüssel ohne Protokoll
Schlüssel sollten nie ohne eine schriftliche Bestätigung des Empfängers übergeben werden.
Der Verlust eines Schlüssels kann eine teure Angelegenheit werden.
Oftmals müssen ganze Schliessanlagen ausgetauscht werden, was leicht mehrere tausend Euro kosten kann.
Mit einer Schlüsselquittung wird genau dokumentiert, wann wer von wem welche Schlüssel erhalten hat.
Das beugt Missverständnisse und Unklarheiten vor.
Mit einem Schlüsselübergabeprotokoll kann eine Schlüsselübergabe rechtssicher dokumentiert werden.
Alle übergeben Schlüssel klar benennen
Es genügt nicht, wenn in einem Schlüsselübergabeprotokoll nur die Anzahl der Schlüssel aufgeführt werden.
Die übergeben Schlüssel sollten möglichst genau benannt werden.
Idealerweise hat der übergebene Schlüssel eine Nummer die im Protokoll erfasst werden kann.
Alternativ sollte der Verwendungszweck des Schlüssels möglichst gut aufgeführt werden.
zum Beispiel so:
Blumenstraße 13, 74172 Neckarsulm, 2.OG, rechts
Welche Angaben gehören in ein Schlüsselübergabeprotokoll
- wer hat den Schlüssel ausgehändigt
- wer hat den Schlüssel entgegen genommen
- welche Schlüssel wurden ausgehändigt ( z.B. Generalschlüssel, Bürotüre Zi. 201, Gebäüde A, 1.OG, Autoschlüssel BMW, HN-AS 2062)
- Schlüsselnummer
- Zeitpunkt der Schlüsselübergabe
- Unterschriften
Auf die Kosten beim Verlust des Schlüssels hinweisen.
Entstehen beim Verlust eines Schlüssels hohe Kosten zum Beispiel weil man die komplette Schließanlage ausgetauscht werden muss, sollte der Schlüsselempfänger hierüber auf dem Schlüsselübergabeprotokoll hingewiesen werden.
Das könnte Sie auch interessieren:
Wohnungsübergabe -protokoll
Wohnungsübergabe Checkliste
Merkblätter für Ihre Mieter
Über den Autor Hans Peter Seefelder
In über 35 Jahren durfte ich mit meinem Team in 5 Bundesländern Vermietern bei der Mietersuche behilflich sein.
In dieser Zeit konnte ich für über 10 000 Wohnungen nette und solide Mieter vermitteln.
Seit Einführung des Bestellerprinzip 2015 biete ich für Vermieter meinen Service "Mieterakquise und Terminservice für Vermieter"
Die preisgünstige Art, nette und solide Mieter zu finden.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Artikel soll nur zur ersten Information dienen und soll nicht als Rechtsberatung gesehen werden.
Aufgrund der stetigen Veränderung und Entwicklung der Rechtsprechung auf dem Gebiet des Mietrechts übernehmen wir, für die rechtliche Unanfechtbarkeit der Erläuterungen sowie der dazugehöriger Musterverträge keine Haftung.
