Schlüsselübergabe an Mitarbeiter 2025: Die kostenlose Vorlage für Firmenschlüssel

Dokumentieren Sie die Schlüsselübergabe an Ihre Mitarbeiter formell korrekt in unter 5 Minuten – mit unserer praxisbewährten Vorlage. So vermeiden Sie Unklarheiten bei Verlust oder Ausscheiden und sichern die formelle Dokumentation ab.

• Word- und PDF-Datei sofort und gratis herunterladen.
• Berücksichtigt die Verlustdokumentation und die Regelung von Schließanlagen..
• Aktualisiert {2025} – inhaltlich auf dem neuesten Stand.

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Ein Schlüsselübergabeprotokoll für Firmenschlüssel ist unverzichtbar, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugang zu sensiblen Bereichen eines Unternehmens erhalten. Es dokumentiert genau, welche Schlüssel ausgegeben wurden, an wen sie übergeben wurden und wann die Rückgabe erfolgen muss. Unser kostenloses Muster unterstützt Unternehmen dabei, die Schlüsselverwaltung transparent und nachvollziehbar zu gestalten.

Während bei Unternehmen interne Zugangsrechte im Vordergrund stehen, gelten bei privaten Vermietungen andere Anforderungen. Ein Schlüsselübergabeprotokoll für Wohnungsschlüssel sorgt hier für klare Nachweise und Transparenz.

Video: Was ist eine Schließanlage

Musterprotokoll für Firmenschlüssel downloaden

Die Vorlage steht als Word- Dokument bereit. Sie kann individuell angepasst und sofort eingesetzt werden.

Gerade bei der Übergabe von Firmenschlüsseln ist es sinnvoll, klare Regelungen zusätzlich schriftlich festzuhalten. Nutzen Sie hierfür unsere Muster-Zusatzvereinbarung Firmenschlüssel, um Pflichten und Haftung bei Schlüsselverlust eindeutig zu dokumentieren.

Warum ein Schlüsselübergabeprotokoll im Unternehmen wichtig ist

In Unternehmen werden Schlüssel oft an mehrere Personen verteilt – etwa für Büroräume, Lager, IT-Bereiche oder Fahrzeuge. Ohne klare Dokumentation entstehen schnell Unsicherheiten:

• Wer hat aktuell welchen Schlüssel?
• Wie viele Schlüssel wurden insgesamt ausgegeben?
• Was passiert bei Verlust?

Ein Protokoll schafft Klarheit, beugt Missverständnissen vor und bietet einen schriftlichen Nachweis über die Übergabe.

Rückgabe und Dokumentation

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder interner Versetzungen müssen alle Schlüssel zurückgegeben werden. Die Rückgabe wird ebenfalls schriftlich dokumentiert.

Hinweis auf Kosten bei Verlust

Geht ein Schlüssel verloren, können Kosten für den Austausch von Schlössern oder Schließanlagen entstehen. Die Haftung richtet sich nach den Umständen (leichte, mittlere oder grobe Fahrlässigkeit).

Ablauf bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

• Eintritt: Bei Arbeitsbeginn erhalten neue Mitarbeiter die erforderlichen Schlüssel. Die Übergabe wird mit Datum und Unterschrift dokumentiert.
• Beschäftigung: Bei zusätzlichem Schlüsselbedarf oder Funktionswechsel wird jede Übergabe ergänzt.
• Austritt: Am letzten Arbeitstag müssen alle ausgegebenen Schlüssel vollständig zurückgegeben werden. Nur so ist die Rückgabe der Verfügungsgewalt eindeutig nachvollziehbar.

Schlüssel genau benennen

Es genügt nicht, wenn in einem  Schlüsselübergabeprotokoll nur die Anzahl der Schlüssel aufgeführt werden.

Die übergeben Schlüssel sollten möglichst genau benannt werden.

Idealerweise hat der übergebene Schlüssel eine Nummer die im Protokoll erfasst werden kann.

Alternativ sollte der Verwendungszweck des Schlüssels möglichst gut aufgeführt werden.

zum Beispiel so:

2 Werkstattschlüssel, für die Schlosserei, Haupteingang

Blumenstraße 13, 74172 Neckarsulm, 2.OG, rechts, Schlüsselnummer XDF 24356

Welche Angaben gehören in ein Schlüsselübergabeprotokoll

• wer hat den Schlüssel ausgehändigt
• wer hat den Schlüssel entgegen genommen
• welche Schlüssel wurden ausgehändigt ( z.B. Generalschlüssel, Bürotüre Zi. 201, Gebäüde A, 1.OG, Autoschlüssel BMW, HN-AS 2062)
• Schlüsselnummer
• Zeitpunkt der Schlüsselübergabe
• Unterschriften

Auf die Kosten beim Verlust des Schlüssels hinweisen.

Entstehen beim Verlust eines Schlüssels hohe Kosten zum Beispiel weil man die komplette Schließanlage ausgetauscht werden muss, sollte der Schlüsselempfänger hierüber auf dem  Schlüsselübergabeprotokoll hingewiesen werden.

Was Sie bei der Schlüsselübergabe von Firmenschlüsseln beachten sollten

Die Verwaltung von Firmenschlüsseln ist eine wesentliche Aufgabe für Unternehmen, um die Sicherheit und den reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Die ordnungsgemäße Übergabe und Rückgabe der Schlüssel trägt dazu bei, das Risiko von Sicherheitsvorfällen zu minimieren und die Verantwortung klar zu definieren.

Externe Dienstleister erhalten oft temporären Zugang – dokumentieren Sie das mit einem Schlüsselübergabeprotokoll für Reinigungskräfte, damit Zuständigkeiten und Schlüsselbewegungen nachvollziehbar bleiben.

Schlüsselübergabe beim Eintritt eines Mitarbeiters

Informationsgespräch

Führen Sie ein Gespräch mit dem neuen Mitarbeiter, um die Bedeutung der Schlüssel und die damit verbundenen Sicherheitsvorschriften zu erläutern.Informieren Sie den Mitarbeiter über seine Verantwortlichkeiten im Umgang mit den Schlüsseln.

Dokumentation der Schlüsselübergabe

Lassen Sie den Mitarbeiter das Schlüsselprotokoll unterschreiben, um den Erhalt der Schlüssel zu bestätigen.Bewahren Sie eine Kopie des unterzeichneten Protokolls in den Personalakten auf.

Sicherheitsunterweisung

Weisen Sie den Mitarbeiter darauf hin, dass die Schlüssel nicht an unbefugte Personen weitergegeben werden dürfen.Besprechen Sie die Verfahren zur Meldung eines Schlüsselverlusts und die damit verbundenen Konsequenzen.

Schlüsselverwaltung während der Beschäftigung

Regelmäßige Überprüfung

Führen Sie regelmäßige Überprüfungen der Schlüssellisten durch, um sicherzustellen, dass alle ausgegebenen Schlüssel korrekt verwaltet werden.Aktualisieren Sie die Schlüsselprotokolle bei Änderungen, wie z.B. der Ausgabe zusätzlicher Schlüssel oder der Rückgabe einzelner Schlüssel.

Schulung und Sensibilisierung

Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig in Bezug auf Sicherheitsrichtlinien und den korrekten Umgang mit Firmenschlüsseln.Sensibilisieren Sie die Mitarbeiter für die Wichtigkeit der Schlüsselverwaltung und die potenziellen Risiken bei Missbrauch oder Verlust.

Schlüsselrückgabe beim Austritt eines Mitarbeiters

Rückgabeprozess

Fordern Sie den Mitarbeiter auf, alle ausgegebenen Schlüssel am letzten Arbeitstag zurückzugeben.Überprüfen Sie die zurückgegebenen Schlüssel anhand des Schlüsselprotokolls, um sicherzustellen, dass keine Schlüssel fehlen.

Dokumentation der Schlüsselrückgabe

Lassen Sie den Mitarbeiter die Rückgabe der Schlüssel im Schlüsselprotokoll bestätigen.Dokumentieren Sie eventuelle fehlende Schlüssel und vermerken Sie dies im Protokoll.

Sicherheitsmaßnahmen bei Schlüsselverlust

Ergreifen Sie sofortige Maßnahmen, um die Sicherheit des Unternehmens zu gewährleisten, wenn Schlüssel nicht zurückgegeben werden.Dies kann den Austausch von Schlössern oder die Deaktivierung elektronischer Zugangssysteme umfassen.

Nachbereitung und Archivierung

Aktualisierung der Schlüsselprotokolle

Aktualisieren Sie die Schlüsselprotokolle nach jeder Übergabe und Rückgabe, um einen aktuellen Überblick über den Schlüsselbestand zu behalten.

Archivierung

Bewahren Sie alle Schlüsselprotokolle und zugehörigen Dokumente sicher auf, um bei Bedarf auf sie zugreifen zu können.

Audits und Kontrollen

Führen Sie regelmäßige Audits der Schlüsselverwaltung durch, um sicherzustellen, dass die Richtlinien eingehalten werden und keine Sicherheitslücken bestehen.

Arbeitnehmer haften bei Verlust der Firmenschlüssel nur in seltenen Fällen

Wenn man als Arbeitnehmer den im anvertrauten Firmenschlüssel verliert, ist das nicht nur sehr ärgerlich sondern kann auch sehr teuer werden.

Wenn man von seinem Arbeitgeber einen Firmenschlüssel erhält, ist man für diesen Schlüssel verantwortlich.

Wenn die komplette Schließanlage ausgetauscht werden muß, kann sich der Schaden schnell auf ein paar tausend Euro belaufen.Man ist dem Arbeitgeber aber nur in bestimmten Fällen schadensersatzpflichtig.

Video: Über die Haftung bei Schlüsselverlust im Beispiel Kita

Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts

Der Arbeitnehmer haftet je nach Verschuldungsgrad für einen betrieblich abhanden Firmenschlüssel

• bei leichter Fahrlässigkeit haftet einen Arbeitnehmer nicht für den Verlust eines betrieblich abhanden Firmenschlüssel
• bei mittlerer Fahrlässigkeit haftet einen Arbeitnehmer zum Teil (anteilig)für den Verlust eines betrieblich abhanden Firmenschlüssel
• bei grober Fahrlässigkeit haftet einen Arbeitnehmer voll umfänglich für den Verlust eines betrieblich abhanden Firmenschlüssel

Der Arbeitgeber muß bei einer Schadensersatzforderung beweisen, dass der Arbeitnehmer Fahrlässig gehandelt hat.

Regelung im Arbeitsvertrag sinnvoll

Es ist sinnvoll, dass im Arbeitsvertrag geregelt wird, dass eine Betriebshaftpflicht des Arbeitgebers den Schaden ganz oder zumindest teilweise deckt. Teilweise ist diese Regelung auch in manchen Tarifverträgen verankert.

Warn- und Fürsorgepflicht des Arbeitgebers

Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer auf das Haftungsrisiko hinweisen und sollten sich dies vom Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lassen.

Unterlässt der Arbeitgeber den Hinweis, dass im Falle eines Verlustes die gesamte Schließanlage ausgetauscht werden muss und welch hohe Kosten entstehen können, so hat es der Arbeitgeber schwer den Schaden vom Arbeitnehmer ersetzt zu bekommen.

Viele Gerichte vertreten auch die Ansicht, dass der Arbeitgeber im Rahmen seiner Fürsorgepflicht dafür zu sorgen hat, dass dem Arbeitnehmer durch den Verlust des Firmenschlüssels keine Nachteile entstehen können.Etwa durch den Abschluss einer ausreichenden Betriebshaftpflichtversicherung.Verzichtet der Arbeitgeber auf den Abschluss einer  Versicherung, die den konkreten Schlüsselverlust abgedeckt hätte, dann muss er das daraus resultierende Risiko auch selbst tragen bzw. den Arbeitnehmer trifft eine Haftung maximal bis zur Höhe einer üblichen Selbstbeteiligung.

Arbeitgeber dürfen Arbeitnehmer verpflichten eine Schlüsselversicherung abzuschließen

Wenn der Arbeitgeber den Abschluss einer privaten Haftpflichtversicherung die das Risiko „Verlust der Firmenschlüssel “ beinhaltet zur Einstellungsbedingung gemacht hat, entfällt die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers da bei einem Verlust die  Versicherung des Arbeitnehmers den Schaden übernimmt.

Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst

Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst und die dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes unterliegen haften für einen Schlüsselverlust nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz.. (§ 3 Abs. 6 und 7 TVöD)

Vermietest du zusätzlich an Gäste? Für häufige Wechsel eignet sich die Vorlage Schlüsselübergabe Ferienwohnung, um Abläufe klar zu halten.

Kommt die private Haftpflichtversicherung beim Verlust der Firmenschlüssel für den Schaden auf?

Ob die Haftpflichtversicherung bei verlorenen oder gestohlenen Firmenschlüsseln zahlt oder nicht, lässt sich nicht pauschal beantworten.Hier kommt es auf die Versicherungsbedingungen an.Viele  Versicherung haben jedoch die Schadensübernahme zumindest bei Firmenschlüsseln ausgeschlossen.Hier muss dann eine gesonderte Schlüsselversicherung abgeschlossen werden die auch beruflich genutzte Schlüssel einschließt.

Protokollierung der Schlüsselübergabe

Die Übergabe von Schlüsseln sollte grundsätzlich protokolliert werden.

Das können Sie entweder im Wohnungsübergabeprotokoll oder in einem gesonderten Schlüsselprotokoll.

Wichtig ist es, dass Sie jeden einzelnen Schlüssel aufführen.Möglichst auch die Zimmerschlüssel.Es sollte die Art, Anzahl und die darauf enthaltene Schlüsselnummer enthalten sein.

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