Datenschutz Ratgeber für Vermieter

Datenschutzgrundverordnung – Worauf Vermieter jetzt achten müßen

Vor und beim Abschluß eines Mietvertrages werden Daten vom Mieter erfasst und gespeichert um allen rechtlichen Pflichten aus vertraglichen oder steuerrechtlichen Gründen nachzukommen.
Die Rechtsgrundlage hierfür ist die Vertragserfüllung des Mietvertrages.

Hier erfahren Sie auf was Sie als Vermieter achten müßen, damit Sie nicht gegen die Datenschutzverordnung verstoßen und hohe Strafen riskieren.

Wenn Sie Ihre Immobilie vermieten, werden Sie nicht daran vorbeikommen, Daten von Mietinteressenten zu sammeln und zu speichern.
Daher ist es wichtig, dass Sie Wissen, auf was Sie achten müßen, um nicht gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu verstoßen.

Ich vermiete doch nur eine Wohnung – muß ich mich auch an die Datenschutzgrundverordnung halten?

Wenn Sie Daten Ihrer Mieter erfassen müßen Sie sich an die Datenschutzgrundverordnung halten.
Es ist völlig nebensächlich ob Sie nur ein WG Zimmer oder mehrere Mietshäuser besitzen.
Die Vorgaben sind für alle gleich.

Welche Daten darf ich als Vermieter erfassen?

Es gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit.

So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Es dürfen nur Daten erfasst werden, die für das Mietverhältnis relevant sind.

Das sind nach Abschluß eines Mietvertrages:

  • Name und Vorname des Mieters
  • Anschrift (wird z.B im Mietvertrag erfasst)
  • Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
  • eventuell die Bankverbindung mit  einer Einverständniserklärung für ein SEPA-Lastschriftmandat

Wer mehr Daten seines Mieters erfassen möchte, muß begründen können warum.

Daten die der Vermieter im Vorfeld von Mietinteressenten erhält

wie zum Beispiel:

  • Mieterselbstauskunft
  • Gehaltsabrechnungen
  • Schufa – Auskunft
  • Anschreiben
  • E-Mail Kommunikation

müßen sofort gelöscht werden, wenn es zu keinem Mietverhältnis kommt.

Die vorgenannten Unterlagen dürfen auch im Falle eines Mietvertrages nur gespeichert werden, wenn eine schriftliche Einverständniserklärung des Mieters vorliegt.

Nachweispflicht des Vermieters

Der Vermieter muß bei Bedarf nachweisen, dass er mit den Daten seiner Mieter sicher und sorgfältig umgegangen ist.

Hält der Vermieter die Datenschutzvorschriften der DSGVO nicht ein, können die Sanktionen der  Datenschutzbehörde von einer Verwarung über Verbot der Verarbeitung bis zu empfindlichen Geldbußen reichen.

Gegenüber den Mietern besteht Informationspflicht

Vermieter müssen Ihren Mietern bereits vor Mietbeginn mitteilen, wenn Ihre Daten gespeichert werden.
Im laufenden Mietverhältnis besteht eine Informationspflicht, wenn die Daten neu verarbeitet werden.

Eine konkrete Form wie die die Informationspflicht gehandhabt werden soll, gibt der Gesetzgeber nicht vor.

Sie könnten Ihrer Informationspflicht auch mündlich nachkommen.
Empfehlenswert ist jedoch die schriftliche Form mit einer Empfangsbestätigung durch den Mieter (Unterschrift)

Über diese Punkte müssen Sie informieren, wenn Sie Ihrer Informationspflicht korrekt nachkommen wollen

  • Name und Kontaktdaten des Vermieters (gegeben falls die Kontaktdaten Ihres Vertreters)
  • Grund der Datenerhebung (Wasserverbrauch, Gasverbrauch, Ablesen der Heizung, da dies für die Nebenkostenabrechnung relevant sein ist)
  • Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung (vertragliche oder steuerrechtliche Gründen)
  • Dauer der Datenspeicherung (Bis das Mietverhältnis beendet und die letzte Betriebskostenabrechnung erledigt ist)
  • die  grundlegende Rechte des Mieters im Bereich des Datenschutzes (Recht auf Auskunft, Recht auf eine Kopie der Daten, die Löschung (wenn der Vermieter rechtlich nicht verpflichtet ist, sie weiterhin zu speichern) sowie die Einschränkung der Verarbeitung
  • über das Beschwerderecht des Mieters bei der Datenschutzbehörde
  • das der Mieter das Recht hat, seine Einwilligung jederzeit zurück zu ziehen
  • an wenn Sie als Vermieter die Daten weitergeben( z.B. Firmen, die turnusmäßig Wasser-, Strom- oder Gaszähler ablesen)

Was sollten Sie als Vermieter tun, wenn Sie Ihrer Ihrer Informationspflicht gegenüber Ihrem Mieter noch nicht nachgekommen sind.

Schreiben Sie Ihre Mieter an und informieren Sie Ihre Miete.
Lassen Sie sich durch Unterschrift von Ihnen bestätigen, dass Sie Ihrer Informationspflicht nachgekommen sind.

Achten Sie darauf, dass alle Ihre Mieter unterschreiben, dass Sie Ihrer Informationspflicht nachgekommen sind.

Quellenangabe

Bundesdatenschutzgesetz

https://dsgvo-gesetz.de/art-13-dsgvo/

https://dsgvo-gesetz.de/art-14-dsgvo/

 

Rechtlicher Hinweis!

Dieser Artikel soll nur zur ersten Information dienen und soll nicht als Rechtsberatung gesehen werden.

Aufgrund der stetigen Veränderung und Entwicklung der Rechtsprechung auf dem Gebiet des Datenschutzes übernehmen wir, für die rechtliche Unanfechtbarkeit der Erläuterungen sowie der dazugehörigen Datenschutzerklärung keine Haftung.

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