Unterlagen für die Mietersuche 2025

Wichtige Unterlagen für die Vorbereitung auf die Mietersuche

Wer eine Immobilie vermieten möchte, sollte sich frühzeitig mit den notwendigen Unterlagen vertraut machen. Eine sorgfältige Vorbereitung spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Chancen, passende Mieter zu finden. Zudem lassen sich rechtliche Risiken minimieren, wenn bereits zu Beginn des Vermietungsprozesses alle relevanten Dokumente vorliegen. Die systematische Erfassung und Bereitstellung dieser Unterlagen ist nicht nur ein Zeichen von Professionalität, sondern schafft auch Transparenz für Interessenten.

Hier finden Sie alle wichtigen Unterlagen rund um die Mietersuche kompakt an einem Ort. Angefangen bei Vorlagen zur Mieterselbstauskunft über Bonitätsprüfungen bis hin zur Einladung zu Besichtigungen – alles verständlich erklärt und zum Download bereit.

Mieterselbstauskunft

Eine Mieterselbstauskunft sollten Vermieter:innen von jedem Mietinteressenten einholen. Sie liefert – ähnlich wie ein Lebenslauf – wichtige Informationen zu den persönlichen und finanziellen Verhältnissen der Bewerber:innen. So können Sie schneller einschätzen, ob der oder die Interessent:in als zukünftige:r Mieter:in geeignet ist. Die Mieterselbstauskunft kann zudem Teil des Mietvertrages werden. Gibt ein Interessent falsche Angaben an, kann dies für Vermieter:innen ein Grund für eine fristlose Kündigung des Mietverhältnisses sein

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• Mieterselbstauskunft

Checkliste Mietinteressenten Bewertung

Mit unserer Checkliste zur Bewertung von Mietinteressenten behalten Vermieter:innen den Überblick und können Bewerber:innen objektiv, fair und effizient vergleichen

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• Checkliste Mietinteressenten Bewertung

Muster Mietaufhebungsvertrag

Mit unserem Muster für einen Mietaufhebungsvertrag können Vermieter:innen und Mieter:innen die Beendigung des Mietverhältnisses transparent und einvernehmlich vereinbaren.

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• Muster Mietaufhebungsvertrag

Muster Vermieterbescheinigung

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• Muster Vermieterbescheinigung

Mietschuldenfreiheitsbescheinigung

Eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung bescheinigt dem Interessenten vom jetzigen Mieter das keine Mietschulden bestehen.

Ich verlange keine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung von meinen Mietinteressenten.

Begründung:

• Eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung tätigt nur eine Aussage über den aktuellen Stand. Sie spiegelt nicht das vergangene Zahlungsverhalten wider.
• Viele gute Mieter kündigen erst, wenn Sie eine geeignete Wohnung gefunden haben. Oftmals wollen diese Interessenten nicht, dass ihr jetziger Vermieter von der Wohnungssuche erfährt. Deshalb möchten Sie sich keine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung ausstellen lassen.

Energieausweis

Der Energieausweis ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben und muss spätestens bei der Besichtigung vorgelegt werden. Er enthält Informationen über den energetischen Zustand der Immobilie und kann als Entscheidungshilfe für potenzielle Mieter dienen. Je nach Art des Gebäudes und des gewählten Ausweistyps variiert die Aussagekraft. In jedem Fall trägt der Energieausweis dazu bei, die Nebenkosten einschätzen zu können. Auch bei der Inseration der Immobilie sind bestimmte Angaben aus dem Energieausweis verpflichtend.

Mietvertrag und rechtliche Grundlagen

Ein rechtssicherer und aktueller Mietvertrag sollte bereits vor der Veröffentlichung eines Inserats vorbereitet sein. Dieser sollte den aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen entsprechen und sowohl Standardregelungen als auch objektspezifische Besonderheiten enthalten. Dazu gehören Angaben zur Mietdauer, zur Miethöhe, zu den Nebenkosten, zu Kündigungsfristen oder zu Vereinbarungen bezüglich Schönheitsreparaturen. Die Verwendung von geprüften Vertragsvorlagen ist empfehlenswert.

Hausordnung und Nutzungsregelungen

Die Hausordnung gehört zu den Unterlagen, die jedem neuen Mieter übergeben werden sollten. Sie enthält Regelungen zu Ruhezeiten, Reinigungspflichten, Nutzung von Gemeinschaftsräumen oder zur Müllentsorgung. Auch wenn es sich dabei meist um standardisierte Dokumente handelt, ist deren Vorliegen ein Zeichen guter Organisation.

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• Muster Hausordnung

Schlüsselübersicht

Bereits vor der Übergabe sollte dokumentiert werden, welche Schlüssel zur Mietsache gehören. Dies umfasst Wohnungstüren, Haustüren, Kellerabteile, Briefkästen, Garagen und sonstige Zugänge. Die Anzahl und Art der Schlüssel sollte für den Übergabetermin vorbereitet werden.

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• Schlüsselübergabeprotokoll für Wohnungen

Auskünfte zur Bonitätsprüfung

Auch wenn der Vermieter selbst keine SCHUFA-Auskunft einholen darf, sollte geklärt sein, wie und unter welchen Voraussetzungen eine Bonitätsprüfung der potenziellen Mieter stattfinden kann. In der Praxis wird hierfür häufig eine freiwillige Selbstauskunft des Mieters eingeholt.

Bescheinigung über Mietschuldenfreiheit

Immer mehr Vermieter verlangen von Bewerbern eine sogenannte Mietschuldenfreiheitsbescheinigung des vorherigen Vermieters. Auch hierfür sollte ein Muster vorbereitet sein. Dieses Dokument gibt Auskunft darüber, ob es während des vorherigen Mietverhältnisses zu Zahlungsrückständen gekommen ist.

Umgang mit Wohngemeinschaften und Untermietverhältnissen

Wenn eine Wohnung gezielt an eine Wohngemeinschaft vermietet werden soll, bedarf es weiterer Überlegungen im Vorfeld. Hier ist zu klären, ob ein Hauptmieter benannt wird oder ob ein gemeinsamer Mietvertrag für alle Beteiligten geschlossen wird. Dies wirkt sich nicht nur auf die rechtliche Struktur des Mietverhältnisses aus, sondern auch auf Verantwortlichkeiten bei Schäden oder Kündigungen. Vermieter sollten sich rechtzeitig entscheiden, welches Modell sie bevorzugen, und entsprechende Vertragsmuster bereithalten.

Auch bei der Zustimmung zur Untervermietung ist eine klare Regelung erforderlich. Ein Untermietverhältnis bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch den Vermieter. Deshalb ist es ratsam, ein Formular zur Untermieterlaubnis vorzubereiten, das im Bedarfsfall schnell zur Verfügung gestellt werden kann. Besonders bei längerer Abwesenheit des Hauptmieters, etwa wegen eines Auslandsaufenthalts, ist dies ein oft gefragtes Dokument. Es schützt beide Seiten und schafft Rechtssicherheit für das temporäre Mietverhältnis.

Dokumentation von Einbauten und Sonderausstattungen

Besonders bei hochwertigen oder individuell ausgestatteten Wohnungen empfiehlt es sich, sämtliche Einbauten und Sonderausstattungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Dazu zählen beispielsweise maßgefertigte Einbauschränke, hochwertige Bodenbeläge, Smart-Home-Technik oder individuell angepasste Küchenelemente. Nicht nur der Zustand, sondern auch die genaue Bezeichnung und Funktion sollten festgehalten werden. Bei einem späteren Mieterwechsel können diese Informationen dabei helfen, den Zustand der Immobilie eindeutig zu rekonstruieren und Unklarheiten zu vermeiden.

Auch im Hinblick auf die Mietkalkulation spielen Sonderausstattungen eine Rolle. Wenn beispielsweise zusätzliche Annehmlichkeiten oder Komfortmerkmale angeboten werden, kann dies eine höhere Vergleichsmiete rechtfertigen. Eine saubere Dokumentation erleichtert es, den Mehrwert nachvollziehbar darzulegen und Rückfragen kompetent zu beantworten.