Muster für eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung durch Ihren Mieter

Vor und beim Abschluß eines Mietvertrages werden Daten vom Mieter erfasst und gespeichert.Die Rechtsgrundlage hierfür ist die Vertragserfüllung des Mietvertrages.

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Damit ein Vermieter personenbezogene Daten seiner Mieter (Name, Telefonnummer, E-Mailadresse) an Handwerker, Versorger, Gutachter usw. weitergeben darf, benötigt er eine schriftliche Einwilligungserklärung seiner Mieter.

Hier können Sie ein Muster für eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung durch Ihren Mieter als Word Dokument downloaden und nach Ihre Wünschen ändern

Datenschutzerklärung Mieter: Wichtige Informationen zum Schutz persönlicher Daten

Datenschutz ist ein zentrales Anliegen in der modernen Welt, und es ist wichtig, dass Vermieter und Mieter sich ihrer Rechte und Pflichten im Hinblick auf den Schutz persönlicher Daten bewusst sind. In diesem Blogbeitrag werden wir die grundlegenden Prinzipien der Datenschutzerklärung Mieter erläutern und erörtern, was Vermieter und Mieter wissen müssen, um die Privatsphäre zu schützen und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Grundlagen der Datenschutzerklärung Mieter

Was ist eine Datenschutzerklärung?

Eine Datenschutzerklärung ist ein Dokument, das die Grundsätze und Verfahren darlegt, die ein Vermieter oder eine Hausverwaltung im Umgang mit persönlichen Daten von Mietern einhalten muss. Dies schließt die Erfassung, Speicherung, Verwendung, Weitergabe und Löschung von Daten ein. Datenschutzerklärungen sind gesetzlich vorgeschrieben und dienen dem Schutz der Privatsphäre von Mietern.

Welche Daten sind betroffen?

Persönliche Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Im Kontext der Vermietung können dies beispielsweise Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, finanzielle Informationen (z. B. Gehalt oder Kreditwürdigkeit) und persönliche Referenzen sein.

Rechte und Pflichten von Vermietern

Informationspflicht

Vermieter sind gesetzlich verpflichtet, Mieter über die Verwendung ihrer persönlichen Daten zu informieren. Dies geschieht in der Regel durch die Vorlage einer Datenschutzerklärung, die den Mietern vor oder bei Abschluss des Mietvertrags ausgehändigt wird. Die Datenschutzerklärung sollte klar und verständlich sein und Informationen darüber enthalten, welche Daten erfasst werden, wie sie verwendet werden, wie lange sie aufbewahrt werden und ob sie an Dritte weitergegeben werden.

Datenspeicherung und -sicherheit

Vermieter müssen sicherstellen, dass die persönlichen Daten ihrer Mieter sicher und vertraulich aufbewahrt werden. Dies schließt sowohl physische als auch elektronische Datenspeicherung ein. Vermieter sollten geeignete Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um den unbefugten Zugriff auf persönliche Daten zu verhindern, und alle Mitarbeiter oder Vertragspartner, die Zugang zu diesen Daten haben, auf ihre Vertraulichkeitspflichten hinweisen.

Zugang, Berichtigung und Löschung von Daten

Mieter haben das Recht, Zugang zu ihren persönlichen Daten zu erhalten, um sie zu überprüfen, zu korrigieren oder zu löschen. Vermieter sind verpflichtet, auf Anfrage eines Mieters innerhalb einer angemessenen Frist die betreffenden Informationen zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus müssen Vermieter sicherstellen, dass veraltete oder ungenaue Informationen aktualisiert oder entfernt werden.

Rechte und Pflichten von Mietern

Informieren Sie sich über Ihre Rechte

Mieter sollten sich über ihre Rechte im Zusammenhang mit dem Datenschutz informieren und die Datenschutzerklärung sorgfältig lesen, bevor sie einen Mietvertrag abschließen. Bei Fragen oder Bedenken bezüglich der Verwendung ihrer persönlichen Daten sollten Mieter den Vermieter oder die Hausverwaltung ansprechen.

Schutz persönlicher Daten

Mieter sollten ebenfalls darauf achten, ihre persönlichen Daten zu schützen, indem sie beispielsweise keine vertraulichen Informationen über soziale Medien teilen oder ihre persönlichen Unterlagen sicher aufbewahren. Es ist ratsam, Passwörter regelmäßig zu ändern und starke Passwörter zu verwenden, um den Schutz von Online-Konten zu gewährleisten.

Melden von Datenschutzverletzungen

Sollten Mieter Grund zur Annahme haben, dass ihre persönlichen Daten unsachgemäß verwendet, weitergegeben oder aufbewahrt wurden, sollten sie dies unverzüglich dem Vermieter oder der Hausverwaltung melden. Im Falle einer Datenschutzverletzung können Mieter auch ihre nationalen Datenschutzbehörden kontaktieren, um Unterstützung und Rat zu erhalten.

Fazit

Die Datenschutzerklärung Mieter ist ein wichtiges Instrument zum Schutz der Privatsphäre von Mietern und zur Gewährleistung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen durch Vermieter und Hausverwaltungen. Sowohl Vermieter als auch Mieter sollten sich ihrer Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit dem Datenschutz bewusst sein und angemessene Maßnahmen ergreifen, um persönliche Daten sicher und vertraulich zu behandeln. Durch ein besseres Verständnis der Datenschutzprinzipien und der Zusammenarbeit von Vermietern und Mietern können persönliche Daten effektiv geschützt und die Privatsphäre gewahrt werden.

Datenschutzgrundverordnung – Worauf Vermieter jetzt achten müßen

Vor und beim Abschluß eines Mietvertrages werden Daten vom Mieter erfasst und gespeichert um allen rechtlichen Pflichten aus vertraglichen oder steuerrechtlichen Gründen nachzukommen.Die Rechtsgrundlage hierfür ist die Vertragserfüllung des Mietvertrages

Muster, Vorlage Datenschutzgrundverordnung

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Hier erfahren Sie auf was Sie als Vermieter achten müßen, damit Sie nicht gegen die Datenschutzverordnung verstoßen und hohe Strafen riskieren.

Wenn Sie Ihre Immobilie vermieten, werden Sie nicht daran vorbeikommen, Daten von Mietinteressenten zu sammeln und zu speichern.Daher ist es wichtig, dass Sie Wissen, auf was Sie achten müßen, um nicht gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu verstoßen.

Ich vermiete doch nur eine Wohnung – muß ich mich auch an die Datenschutzgrundverordnung halten?

Wenn Sie Daten Ihrer Mieter erfassen müßen Sie sich an die Datenschutzgrundverordnung halten.Es ist völlig nebensächlich ob Sie nur ein WG Zimmer oder mehrere Mietshäuser besitzen.Die Vorgaben sind für alle gleich.

Welche Daten darf ich als Vermieter erfassen?

Es gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit.

So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Es dürfen nur Daten erfasst werden, die für das Mietverhältnis relevant sind.

Das sind nach Abschluß eines Mietvertrages:

• Name und Vorname des Mieters
• Anschrift (wird z.B im Mietvertrag erfasst)
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
• eventuell die Bankverbindung mit  einer Einverständniserklärung für ein SEPA-Lastschriftmandat

Wer mehr Daten seines Mieters erfassen möchte, muß begründen können warum.

Daten die der Vermieter im Vorfeld von Mietinteressenten erhält

wie zum Beispiel:

• Mieterselbstauskunft
• Gehaltsabrechnungen
• Schufa – Auskunft
• Anschreiben
• E-Mail Kommunikation

müßen sofort gelöscht werden, wenn es zu keinem Mietverhältnis kommt.

Die vorgenannten Unterlagen dürfen auch im Falle eines Mietvertrages nur gespeichert werden, wenn eine schriftliche Einverständniserklärung des Mieters vorliegt.

Nachweispflicht des Vermieters

Der Vermieter muß bei Bedarf nachweisen, dass er mit den Daten seiner Mieter sicher und sorgfältig umgegangen ist.

Hält der Vermieter die Datenschutzvorschriften der DSGVO nicht ein, können die Sanktionen der  Datenschutzbehörde von einer Verwarung über Verbot der Verarbeitung bis zu empfindlichen Geldbußen reichen.

Gegenüber den Mietern besteht Informationspflicht

Vermieter müssen Ihren Mietern bereits vor Mietbeginn mitteilen, wenn Ihre Daten gespeichert werden.Im laufenden Mietverhältnis besteht eine Informationspflicht, wenn die Daten neu verarbeitet werden.

Eine konkrete Form wie die die Informationspflicht gehandhabt werden soll, gibt der Gesetzgeber nicht vor.

Sie könnten Ihrer Informationspflicht auch mündlich nachkommen.Empfehlenswert ist jedoch die schriftliche Form mit einer Empfangsbestätigung durch den Mieter (Unterschrift)

Über diese Punkte müssen Sie informieren, wenn Sie Ihrer Informationspflicht korrekt nachkommen wollen

• Name und Kontaktdaten des Vermieters (gegeben falls die Kontaktdaten Ihres Vertreters)
• Grund der Datenerhebung (Wasserverbrauch, Gasverbrauch, Ablesen der Heizung, da dies für die Nebenkostenabrechnung relevant sein ist)
• Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung (vertragliche oder steuerrechtliche Gründen)
• Dauer der Datenspeicherung (Bis das Mietverhältnis beendet und die letzte Betriebskostenabrechnung erledigt ist)
• die  grundlegende Rechte des Mieters im Bereich des Datenschutzes (Recht auf Auskunft, Recht auf eine Kopie der Daten, die Löschung (wenn der Vermieter rechtlich nicht verpflichtet ist, sie weiterhin zu speichern) sowie die Einschränkung der Verarbeitung
• über das Beschwerderecht des Mieters bei der Datenschutzbehörde
• das der Mieter das Recht hat, seine Einwilligung jederzeit zurück zu ziehen
• an wenn Sie als Vermieter die Daten weitergeben( z.B. Firmen, die turnusmäßig Wasser-, Strom- oder Gaszähler ablesen)

Was sollten Sie als Vermieter tun, wenn Sie Ihrer Ihrer Informationspflicht gegenüber Ihrem Mieter noch nicht nachgekommen sind.

Schreiben Sie Ihre Mieter an und informieren Sie Ihre Miete.Lassen Sie sich durch Unterschrift von Ihnen bestätigen, dass Sie Ihrer Informationspflicht nachgekommen sind.

Achten Sie darauf, dass alle Ihre Mieter unterschreiben, dass Sie Ihrer Informationspflicht nachgekommen sind.